Text copied to clipboard!
Заглавие
Text copied to clipboard!Координатор на екипни срещи
Описание
Text copied to clipboard!
Търсим Координатор на екипни срещи, който да поеме отговорността за планирането, организирането и проследяването на вътрешните срещи в рамките на екипа. Тази роля е от съществено значение за поддържането на ефективна комуникация, сътрудничество и продуктивност в организацията. Идеалният кандидат ще бъде организиран, комуникативен и с внимание към детайла, като същевременно притежава умения за работа с различни дигитални инструменти за управление на времето и събитията.
Координаторът на екипни срещи ще работи в тясно сътрудничество с ръководители на екипи, проектни мениджъри и други ключови служители, за да гарантира, че всички срещи се провеждат навреме, с ясна цел и с необходимите ресурси. Той или тя ще бъде отговорен за създаване на дневен ред, изпращане на покани, водене на протоколи и проследяване на последващи действия. Освен това, координаторът ще подпомага процесите по оптимизиране на срещите, като предлага подобрения и въвежда добри практики за ефективно провеждане на събрания.
Ролята изисква отлични организационни умения, способност за приоритизиране на задачи и умения за работа под напрежение. Кандидатът трябва да бъде проактивен, с високо ниво на професионализъм и дискретност, особено при работа с чувствителна информация. Опит в използването на платформи като Microsoft Outlook, Google Calendar, Zoom, Microsoft Teams и други подобни ще бъде предимство.
Тази позиция е подходяща за хора, които обичат да работят с хора, умеят да управляват времето ефективно и имат желание да допринасят за по-добра вътрешна комуникация и организация в екипа. Ако сте мотивирани, организирани и търсите възможност да играете ключова роля в успеха на екипа, тази позиция е за вас.
Отговорности
Text copied to clipboard!- Организиране и координиране на вътрешни екипни срещи
- Създаване и разпространение на дневен ред за срещите
- Изпращане на покани и напомняния до участниците
- Водене на протоколи и записки от срещите
- Проследяване на последващи действия и отговорности
- Координиране на виртуални и присъствени срещи
- Управление на календарите на екипа
- Комуникация с различни отдели за съгласуване на графици
- Предлагане на подобрения за ефективност на срещите
- Използване на дигитални инструменти за управление на събития
Изисквания
Text copied to clipboard!- Предишен опит в административна или координационна роля
- Отлични организационни и комуникационни умения
- Умения за работа с Microsoft Office и Google Workspace
- Способност за работа под напрежение и спазване на срокове
- Внимание към детайла и проактивност
- Добро владеене на български език и основно ниво на английски
- Умения за водене на протоколи и документиране
- Опит с платформи за видеоконференции (Zoom, Teams и др.)
- Умения за приоритизиране на задачи
- Дискретност и професионализъм при работа с чувствителна информация
Потенциални въпроси за интервю
Text copied to clipboard!- Какъв е вашият опит в организирането на срещи?
- Какви инструменти използвате за управление на календара?
- Как се справяте с конфликти в графика на срещите?
- Какви методи използвате за водене на ефективни протоколи?
- Какво правите, ако участник не се яви на важна среща?
- Какви подобрения бихте предложили за по-ефективни срещи?
- Как се справяте с множество срещи в един ден?
- Какви са вашите силни страни в комуникацията?
- Какво ви мотивира да работите в координационна роля?
- Какви са вашите очаквания от тази позиция?
